Cara Mula Menggunakan AaraBookkeeping Untuk Masjid & Surau: Panduan Langkah Demi Langkah

Mengurus kewangan masjid atau surau tidak semestinya memerlukan sistem yang rumit.

Apa yang lebih penting ialah mempunyai kaedah rekod yang konsisten, teratur dan mudah disemak — supaya Bendahari, AJK dan pihak yang diberi tanggungjawab dapat mengetahui dari mana wang diterima, ke mana ia dibelanjakan dan berapa baki yang masih ada.

AaraBookkeeping dibangunkan untuk membantu proses tersebut dalam satu sistem berasaskan cloud.

Namun selepas akaun pertama kali diwujudkan, mungkin timbul persoalan:

“Saya sudah ada akaun AaraBookkeeping. Sekarang hendak mula dari mana?”

Panduan ini akan membawa anda melalui proses tersebut langkah demi langkah, khususnya untuk masjid dan surau yang baru mula menggunakan AaraBookkeeping.

Sebelum Bermula: Jangan Cuba Siapkan Semuanya Dalam Sehari

Ini perkara pertama yang perlu difahami.

AaraBookkeeping mempunyai fungsi Accounting, HR, Payroll, Attendance, Leave, Employee Expenses, Task Management dan beberapa fungsi lain.

Anda tidak perlu setup semuanya pada hari pertama.

Untuk masjid yang baru bermula, fokus dahulu kepada empat perkara:

General Settings → Chart of Accounts → Opening Balance → Transaksi Harian

Selepas bahagian accounting sudah berjalan dengan baik, barulah kita boleh mula menggunakan HR, Payroll dan modul-modul lain.

Langkah 1 — Daftar Akaun Masjid/Surau

Pergi ke AaraBookkeeping.com dan pilih pelan yang bersesuaian.

Semasa pendaftaran, masukkan maklumat organisasi seperti:

• Nama masjid atau surau
• Workspace
• Alamat email
• Nombor telefon
• Password

Pilih Workspace Dengan Berhati-hati

Workspace akan menjadi sebahagian daripada alamat login organisasi anda.

Sebagai contoh, jika:

Nama: Masjid Darus Salam
Workspace: masjiddarussalam

alamat login akan menggunakan workspace tersebut.

Sebaiknya gunakan nama yang:

• pendek;
• mudah diingati;
• berkaitan dengan nama masjid; dan
• tidak mengelirukan AJK.

Langkah 2 — Verify Alamat Email

Selepas pendaftaran, sistem mungkin meminta pengguna mengesahkan alamat email.

Buka inbox email yang digunakan semasa pendaftaran dan klik pautan Verify Email Address.

Langkah ini penting kerana email tersebut juga boleh digunakan untuk komunikasi berkaitan akaun dan proses pemulihan password.

Jika email tidak kelihatan, semak juga folder Spam/Junk.

Langkah 3 — Login Ke Workspace Masjid

Selepas akaun tersedia, login menggunakan URL workspace masjid.

Contohnya:

aarabookkeeping.com/masjiddarussalam/login

Gunakan email dan password yang telah didaftarkan.

Selepas login, anda akan melihat Dashboard serta menu modul yang tersedia mengikut pelan langganan.

Tip AaraBookkeeping:
Simpan URL workspace tersebut sebagai bookmark pada komputer Bendahari atau peranti yang digunakan untuk mengurus akaun masjid.

Langkah 4 — Lengkapkan General Settings

Sebelum merekod sebarang transaksi, pergi ke:

System Settings → General Settings

Semak dan lengkapkan maklumat asas organisasi.

Antaranya:

Nama Organisasi
Gunakan nama rasmi masjid atau surau.

Alamat
Masukkan alamat yang digunakan untuk urusan rasmi.

Telefon & Email
Gunakan maklumat yang sesuai untuk urusan organisasi.

Currency
Untuk Malaysia, gunakan:

MYR — Malaysian Ringgit

Timezone
Gunakan timezone Malaysia yang bersesuaian.

Date Format
Pilih format tarikh yang mudah difahami oleh AJK.

Masukkan juga logo masjid jika tersedia.

Maklumat asas yang betul dari awal membantu menghasilkan paparan dan dokumen yang lebih konsisten kemudian.

Langkah 5 — Tentukan Tarikh Mula Menggunakan Sistem

Ini satu keputusan penting.

Masjid perlu menentukan:

“Mulai tarikh bila kita mahu menggunakan AaraBookkeeping sebagai rekod accounting kita?”

Contohnya:

1 September 2026

Jika memilih tarikh tersebut, anda perlu mengetahui kedudukan kewangan masjid pada tarikh permulaan.

Antaranya:

• baki setiap akaun bank;
• tunai di tangan;
• hutang yang masih belum dibayar, jika ada;
• jumlah dana tertentu; dan
• baki akaun lain yang berkaitan.

Jangan tergesa-gesa memasukkan transaksi lama bertahun-tahun jika ia tidak diperlukan.

Untuk organisasi yang baru beralih daripada rekod manual atau spreadsheet, memilih cut-off date yang jelas biasanya menjadikan proses permulaan lebih mudah.

Langkah 6 — Sediakan Chart of Accounts (COA)

Chart of Accounts atau Carta Akaun ialah asas kepada sistem accounting.

Setiap jenis aset, penerimaan, perbelanjaan, liabiliti dan dana mempunyai akaun tersendiri.

Contoh asas untuk masjid:

Ini hanyalah cadangan permulaan. Setiap masjid boleh mempunyai struktur COA yang berbeza berdasarkan aktiviti dan keperluan pelaporannya.

Kenapa Setiap Akaun Bank Perlu Kod Berasingan?

Katakan masjid mempunyai dua akaun bank:

1101 – Bank – Akaun Operasi
1102 – Bank – Akaun Projek Khas

Jangan gabungkan kedua-duanya dalam satu akaun GL.

Apabila setiap bank mempunyai kod tersendiri, Bendahari boleh menjana General Ledger (GL) bagi setiap bank dan membandingkannya dengan bank statement masing-masing.

Ini sangat membantu dalam proses bank reconciliation.

Langkah 7 — Masukkan Opening Balance

Selepas Chart of Accounts tersedia, langkah seterusnya ialah membawa masuk kedudukan kewangan pada tarikh permulaan.

Contohnya pada 1 September 2026:

Bank – Akaun Operasi: RM25,000
Bank – Projek Khas: RM8,500
Tunai di Tangan: RM500

Jumlah ini bukan pendapatan baharu bulan September.

Ia ialah baki yang sudah wujud sebelum masjid mula menggunakan sistem.

Sebab itu ia perlu direkod sebagai opening balance dengan kaedah accounting yang betul, bukannya dimasukkan sebagai kutipan atau sumbangan baharu.

Jika masjid mempunyai struktur dana, aset atau liabiliti yang lebih kompleks, dapatkan bantuan individu yang memahami accounting untuk menyediakan opening balances dengan betul.

Langkah 8 — Mula Rekod Penerimaan

Sekarang kita boleh mula dengan transaksi sebenar.

Contohnya selepas solat Jumaat, masjid menerima:

Kutipan Jumaat: RM2,350

Transaksi tersebut perlu diklasifikasikan kepada akaun yang betul.

Contohnya:

4001 – Kutipan Jumaat

Jika wang masih berada dalam peti kutipan dan belum dimasukkan ke bank, rekodnya perlu mencerminkan keadaan sebenar.

Apabila wang kemudian dimasukkan ke bank, ia bukan pendapatan baharu sekali lagi — ia adalah pemindahan wang daripada tunai kepada bank.

Ini penting untuk mengelakkan pendapatan direkod dua kali.

Langkah 9 — Rekod Perbelanjaan

Begitu juga dengan wang keluar.

Contohnya masjid membayar:

Bil elektrik: RM850

Gunakan akaun:

5001 – Elektrik

Jika membayar penyelenggaraan air-cond:

5303 – Penyelenggaraan Air-Cond

Jika membayar elaun Imam:

5201 – Gaji / Elaun Imam

Kelebihan menggunakan akaun yang konsisten ialah Bendahari boleh mengetahui jumlah sebenar setiap kategori perbelanjaan pada bila-bila masa.

Langkah 10 — Jangan Gunakan “Lain-lain” Terlalu Kerap

Akaun Other Income atau Other Expenses memang berguna untuk transaksi yang jarang berlaku.

Tetapi jangan jadikannya tempat untuk hampir semua transaksi.

Jika setiap bulan masjid membayar:

• elektrik;
• internet;
• pembersihan;
• penyelenggaraan;
• elaun Imam; dan
• program masjid,

wujudkan akaun yang sesuai untuk setiap kategori tersebut.

Dengan cara ini laporan kewangan menjadi jauh lebih bermakna.

Langkah 11 — Semak General Ledger

Selepas transaksi mula direkodkan, General Ledger menjadi salah satu laporan paling berguna kepada Bendahari.

Contohnya pilih:

1101 – Bank – Akaun Operasi

dan tempoh:

1–30 September 2026

GL akan menunjukkan transaksi yang direkodkan kepada akaun bank tersebut.

Kemudian bandingkan GL dengan bank statement.

Contoh Mudah Bank Reconciliation

Katakan pada 30 September:

Baki Bank GL: RM27,450
Baki Bank Statement: RM26,950

Terdapat perbezaan:

RM500

Jangan terus mengubah GL semata-mata supaya kedua-dua baki menjadi sama.

Cari puncanya.

Mungkin terdapat transaksi yang:

• sudah direkod tetapi belum muncul dalam bank statement;
• terdapat dalam bank statement tetapi belum direkod dalam AaraBookkeeping;
• tersalah amaun;
• tersalah akaun; atau
• mempunyai perbezaan masa.

Tujuan reconciliation ialah mengenal pasti dan menerangkan perbezaan, kemudian memastikan rekod accounting lengkap dan tepat.

Langkah 12 — Gunakan GL Untuk Lebih Daripada Bank Reconciliation

General Ledger bukan hanya untuk akaun bank.

Contohnya AJK ingin mengetahui:

“Berapa banyak kita bayar untuk elektrik sepanjang tahun?”

Generate:

5001 – Elektrik

Jika mahu mengetahui perbelanjaan penyelenggaraan:

5302 – Penyelenggaraan & Baik Pulih

Jika mahu menyemak bayaran Imam:

5201 – Gaji / Elaun Imam

Jika mahu melihat transaksi Kutipan Jumaat:

4001 – Kutipan Jumaat

Sebab itulah Chart of Accounts yang baik sangat penting.

COA yang baik → GL yang lebih berguna → laporan yang lebih mudah difahami.

Langkah 13 — Semak Trial Balance

Selepas transaksi direkodkan, semak Trial Balance secara berkala.

Trial Balance memberikan gambaran baki akaun-akaun dalam sistem dan membantu memastikan jumlah debit dan kredit berada dalam keadaan seimbang.

Tetapi perlu diingat:

Trial Balance yang balance tidak semestinya bermaksud semua transaksi telah direkod dengan betul.

Transaksi masih boleh tersalah klasifikasi.

Contohnya pembayaran elektrik mungkin tersilap dimasukkan ke akaun penyelenggaraan.

Sebab itu GL dan dokumen sokongan masih perlu disemak.

Langkah 14 — Semak Surplus/(Deficit) dan Balance Sheet

Apabila transaksi direkodkan dengan betul, AJK boleh mula menggunakan laporan kewangan.

Surplus / (Deficit)

Laporan ini membantu menunjukkan penerimaan/pendapatan dan perbelanjaan bagi sesuatu tempoh serta sama ada masjid mempunyai lebihan atau kurangan.

Balance Sheet

Balance Sheet menunjukkan kedudukan kewangan pada sesuatu tarikh, termasuk aset, liabiliti dan dana/equity yang berkaitan.

Secara ringkas, perjalanan data adalah:

Chart of Accounts
↓
Transactions / Journal Entries
↓
General Ledger
↓
Trial Balance
↓
Surplus / (Deficit)
↓
Balance Sheet

Sebab itu kesilapan ketika merekod transaksi boleh akhirnya mempengaruhi laporan kewangan.

Langkah 15 — Selepas Accounting Stabil, Barulah Setup HR

Jika masjid menggunakan pelan yang mempunyai fungsi HR & Payroll, jangan rasa perlu setup semuanya pada hari pertama.

Setelah rekod accounting berjalan dengan baik, mulakan HR secara berperingkat.

Flow yang praktikal ialah:

Department → Designation → Employee → Work Hours → Attendance → Leave → Payroll

Contohnya masjid boleh mempunyai designation seperti:

• Imam
• Bilal
• Siak
• Kerani / Pentadbir
• Guru Mengaji
• Pegawai Masjid

Gunakan struktur yang benar-benar mencerminkan operasi masjid anda.

Langkah 16 — Setup Payroll Jika Diperlukan

Bagi masjid yang mempunyai kakitangan atau petugas dengan pembayaran berkala, modul Payroll boleh digunakan selepas maklumat employee disediakan.

Pastikan struktur bayaran ditentukan dengan jelas.

Bezakan, jika berkaitan, antara:

gaji, elaun, honorarium dan reimbursement/perbelanjaan yang dituntut semula.

Jangan semata-mata meletakkan semua pembayaran kepada petugas dalam satu kategori tanpa memahami sifat transaksi tersebut.

Langkah 17 — Wujudkan Pengguna Mengikut Peranan

Satu lagi kelebihan sistem berasaskan cloud ialah AJK tidak semestinya berkongsi satu username dan password.

Jika pelan membenarkan beberapa pengguna, gunakan Roles & Permissions.

Contohnya:

Bendahari
Akses kepada accounting dan laporan.

Pegawai Pentadbiran
Akses kepada employee atau operasi tertentu.

Pengerusi
Akses kepada laporan yang diperlukan untuk pemantauan.

Auditor / Reviewer
Akses melihat laporan dan transaksi yang diperlukan tanpa diberi kuasa mengubah semuanya.

Prinsip mudahnya:

Berikan akses berdasarkan tugas — bukan berikan semua orang akses Admin.

Ini membantu kawalan dalaman dan mengurangkan risiko perubahan data yang tidak disengajakan.

Langkah 18 — Tetapkan Rutin Bulanan

Selepas setup selesai, AaraBookkeeping sepatutnya menjadi sebahagian daripada rutin pengurusan, bukan sistem yang hanya dibuka ketika mesyuarat AJK.

Contoh rutin bulanan:

Setiap minggu

• Rekod penerimaan.
• Rekod pembayaran.
• Semak transaksi yang belum lengkap.

Akhir bulan

• Pastikan semua transaksi telah direkod.
• Semak Bank GL.
• Bandingkan dengan bank statement.
• Lakukan bank reconciliation.
• Semak akaun tunai.
• Review General Ledger yang berkaitan.
• Semak Trial Balance.
• Generate Surplus/(Deficit).
• Semak Balance Sheet.

Sebelum mesyuarat AJK

• Sediakan laporan kewangan untuk tempoh berkenaan.
• Kenal pasti perbelanjaan luar biasa.
• Semak baki bank dan dana penting.
• Sediakan penjelasan bagi transaksi material jika diperlukan.

Dengan rutin ini, laporan kewangan tidak perlu “dikejar” beberapa jam sebelum mesyuarat.

Contoh: Satu Bulan Pertama Menggunakan AaraBookkeeping

Untuk memudahkan AJK yang baru bermula, gunakan sasaran yang sederhana.

Hari 1

Lengkapkan:

General Settings

Hari 2

Semak dan susun:

Chart of Accounts

Hari 3

Sahkan:

Opening Balances

Minggu Pertama

Mulakan:

rekod penerimaan dan perbelanjaan semasa

Akhir Bulan

Buat:

Bank GL → Bank Reconciliation → Trial Balance → Surplus/(Deficit) → Balance Sheet

Bulan Kedua

Selepas accounting stabil, pertimbangkan:

Employees → Attendance → Leave → Payroll

Pendekatan ini lebih mudah daripada cuba mengaktifkan setiap fungsi sekaligus.

5 Kesilapan Yang Perlu Dielakkan

1. Terlalu banyak akaun dalam COA

Jangan buat akaun berasingan untuk setiap bulan seperti “Elektrik Januari”, “Elektrik Februari” dan seterusnya.

Gunakan satu:

5001 – Elektrik

Tarikh transaksi akan menentukan tempohnya.

2. Merekod deposit bank sebagai pendapatan sekali lagi

Jika kutipan sudah direkod ketika diterima, memasukkan wang tersebut ke bank biasanya merupakan pemindahan antara akaun — bukan pendapatan kedua.

3. Tidak melakukan bank reconciliation

Baki dalam sistem perlu disemak dengan rekod bank secara berkala.

4. Semua orang menggunakan akaun Admin yang sama

Gunakan Roles & Permissions apabila sesuai.

5. Menunggu hujung tahun untuk memasukkan transaksi

Lebih mudah merekod secara konsisten sepanjang bulan daripada cuba membina semula transaksi berbulan-bulan kemudian.

Mulakan Dengan Yang Asas

Jika selepas membaca panduan ini anda masih berasa banyak perkara perlu dilakukan, ingat empat langkah ini sahaja:

1. Setup organisasi
2. Setup Chart of Accounts
3. Masukkan Opening Balance
4. Mula rekod transaksi

Yang lain boleh dipelajari secara berperingkat.

Matlamatnya bukan untuk menjadikan setiap AJK seorang akauntan.

Matlamatnya ialah membantu masjid mempunyai rekod yang lebih tersusun, mudah disemak dan berguna untuk membuat keputusan serta melaksanakan amanah pengurusan kewangan.

Untuk Masjid & Surau Yang Menerima Tajaan AaraBookkeeping

Jika masjid atau surau anda menerima langganan AaraBookkeeping melalui program tajaan, jadikan artikel ini sebagai checklist onboarding anda.

Tidak perlu terus menggunakan semua modul.

Mulakan dengan:

General Settings → COA → Opening Balance → Transactions → GL → Bank Reconciliation → Reports

Setelah bahagian tersebut berjalan dengan baik, barulah kembangkan penggunaan kepada HR & Payroll jika diperlukan.

Cuba AaraBookkeeping Untuk Masjid & NGO

AaraBookkeeping menyediakan satu platform berasaskan cloud untuk membantu pengurusan Bookkeeping, Accounting, HR & Payroll bagi perniagaan, masjid, NGO dan organisasi.

Anda juga boleh melihat demo Masjid & NGO untuk memahami bagaimana sistem digunakan sebelum memulakan setup organisasi sendiri.

Explore Masjid & NGO Demo → https://demo1.aara.cloud/login

Ketahui Lebih Lanjut Mengenai AaraBookkeeping → https://aarabookkeeping.com/

AaraBookkeeping — Simple Bookkeeping. Better Business Decisions.

Tentang Aara Business Solutions

Aara Business Solutions menyediakan penyelesaian digital yang praktikal dan mampu milik untuk perniagaan, masjid, NGO dan organisasi — merangkumi AaraBookkeeping, AaraPOS, pembangunan website dan perkongsian ilmu melalui AaraStories.

Better tools. Simpler business.